Imaginemos lo siguiente, cada inicio de semana (Lunes tienes que llegar super temprano) o cada viernes (todos se van a casa y tu te quedas a enviar el reporte) te llega información de diferentes áreas o regiones y tienes que abrir correos, descargar el archivo, acomodarlos y con eso empezar a hacer el reporte del periodo y el acumulado.
Puedes tener un archivo con un formato o una macro que te ayude con ciertas tareas. Sin embargo, hay cosas que aún tienes que hacer manualmente.
Pero ya no más, con el PowerStack de Microsoft (Flow y Excel) podemos recuperar horas de sueño o tener más horas de fiesta, tu decides.
Primero, quitaremos el abrir correos y descargar los archivos, para ello utilizaremos FLOW. Microsoft Flow es un servicio de flujo de trabajo en línea, que nos permite automatizar acciones en los servicios y las aplicaciones más comunes. Para este ejemplo, queremos que los correos que nos envíen en específico tres compañeros, con los reportes de tres áreas se descarguen en una carpeta compartida.
Iniciaremos sesión con las credenciales del correo de office 365 y seleccionamos plantillas.
Podemos encontrar la plantilla de “Guardar datos adjuntos de correo electrónico”, nos pedirá acceso a los servicios y los autorizamos.
Daremos clic en “Crear flujo” y Microsoft Flow crea el flujo automáticamente.
- Se conectará a nuestro correo electrónico del trabajo para obtener los datos adjuntos.
- Después creará una carpeta en la cuenta de OneDrive para la Empresa para colocar automáticamente todos los datos adjuntos enviados a la dirección de correo electrónico del trabajo en esa carpeta.
Ahora seleccionaremos mis flujos para configurarlo adecuadamente.
Tendremos las opciones detalladas de quién nos envía el correo y si tiene datos adjuntos. También elegiremos la carpeta destino de nuestro One Drive.
De este modo, cada vez que recibamos un correo de Juan, Pedro o Luis, con adjuntos estos se guardarán automáticamente en nuestra carpeta y ya no tendremos que revisar nuestro correo y descargar individualmente cada archivo que nos manden (pareciera trivial, pero es tiempo desperdiciado y si recibimos más archivos será mayor el tiempo dedicado a esta tarea que no aporta valor).
Ya que tenemos los archivos en una carpeta, ahora tendremos que abrir cada uno de ellos e ir acomodando, pegando, acumulando y actualizando. No, ya no más, para evitar esta parte tediosa usaremos Power Query.
Abriremos Excel y en la pestaña Datos, seleccionamos el menu Obtener datos, seleccionaremos desde Archivo y desde una Carpeta.
Seleccionaremos la carpeta donde tengamos nuestros archivos a trabajar y le daremos combinar y cargar.
Nos aparecerá una vista previa del primer archivo, mostrandonos el contenido, si todo esta correcto le daremos OK y el proceso de carga empezará.
De este modo tendremos cargados en nuestro libro de trabajo todos los datos de los archivos que nos mandaron por correo.
Para las siguientes semanas, tendremos todo listo, ya que nuestro FLOW, dejará los archivos en la carpeta y con nuestro libro de trabajo solamente daremos un click en actualizar, los datos necesarios se cargarán de manera automática y nuestro reporte estará listo.
Ya no más llegar horas antes para hacer el reporte, ni tendrás que quedarte a terminar el cierre de la semana o el del mes, todo quedará en un click.
Ahora si, ya tienes todo el FLOW.
Si aún sales tarde en cierre de mes, es porque no tienes FLOW y te hace falta más DAX!!!
Ponte en contacto con nosotros y usa tu tiempo para lo que más te guste.
Economista del ITAM y MBA del IPADE, Especialista Certificado en People Analytics, entusiasta del Data Science, Business Intelligence y Big Data, que ha utilizado infinidad de herramientas para analizar datos (desde software especializado STATA, MATLAB, SAS, Eviews hasta los comerciales Qlickview, Tableau, SAS), pero siempre todo regresa a Excel, ahora con las herramientas del Power Stack (Power Pivot, Power Query y Power BI) no hay límites para todos los usuarios tengan DATA SUPERPOWERS.
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